Vacature Office Manager

Neth-ER is op zoek naar een Office Manager voor 32-40 uur in de week. Het officemanagement is de spil binnen de organisatie en veelal ben jij het eerste aanspreekpunt voor mensen van buiten. Je komt te werken in ons kleine team in Brussel. Startdatum vanaf beschikbaarheid/zo snel mogelijk.


Vacature Office Manager

Wie wij zijn

De vereniging Neth-ER informeert Nederlandse onderwijs- en onderzoeksorganisaties over de Europese Unie en ondersteunt hen in Brussel. Neth-ER heeft een kantoor in Brussel met een klein, enthousiast team van beleidsmedewerkers en ondersteunende staf. Samen helpen we de leden van de vereniging op weg in Brussel.

 

Wat ga je doen?

Als Officemanager ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers. Je begroet gasten en stuurt hen door naar de juiste collega. Je behandelt binnenkomende vragen per email of telefoon en verwerkt de post.

 

Je zorgt voor de administratie. Je beheert de voorraad en doet bestellingen bij leveranciers als dat nodig is. Je verwerkt alle documenten die onze externe boekhouder nodig heeft voor de boekhouding. Als dat nodig is, bewaar je documenten in ons archief.

 

Daarnaast ondersteun je de directeur en beheert diens agenda. Je bereidt betalingen voor, zodat de directeur die snel kan betalen. Je houdt personeelszaken bij, zoals vakantie en pensioenzaken, informeert de collega's over de toepasselijke regels en spreekt regelmatig met ons loonadministratiekantoor.

 

Samen met de communicatie & evenementenmanager coördineer je zelfstandig het gebruik en verzorging van de vergaderzalen. Daarbij zorg jij ervoor dat alle benodigdheden aanwezig zijn. De communicatie & evenementenmanager legt zich toe op het klaarmaken van de zalen, ontvangen van de gebruikers en het versturen van de facturen. Ook draag je bij aan de organisatie van evenementen van Neth-ER, zoals seminars, ontvangsten en bezoeken.

 

Wat verwachten wij?

  • Je communiceert vriendelijk en mensgericht. En je kunt als Office Manager ook beslist optreden als dat nodig is.
  • Je kunt zelfstandig beslissingen nemen en stelt prioriteiten als dat nodig is. Ook als er zaken uitgezocht moeten worden met bijvoorbeeld arbeidswetgeving in België zorg jij ervoor (met de hulp van het loonadministratiekantoor) dat de relevante informatie voor de collega's of de directeur beschikbaar komt;
  • Je bent verzorgd en precies in de administratie.
  • Het werk komt in pieken en dalen, maar je houdt in stressvolle situaties het hoofd koel. Ook op zulke momenten weet je de juiste toon in de communicatie te vinden.
  • Je hebt ervaring met Outlook, Excel en Microsoft Word.
  • Je spreekt naast Nederlands ook goed Engels want je hebt veel contact met bezoekers. Frans is een voordeel.
  • Je hebt relevante werkervaring of kunt goed uitleggen waarom je in deze functie aan de slag wilt.
  • Je hebt een opleidingsniveau dat minimaal vergelijkbaar is met een Bachelorsdegree (hbo/wo).

 

Wat bieden wij?

Wij bieden een afwisselende baan in het Europese hart van Brussel. Je komt terecht in een informele werkomgeving en een klein team met aandacht voor ontwikkeling op professioneel en persoonlijk vlak. Ons kantoor is vlot bereikbaar via het openbaar vervoer (trein, bus en metro).

 

Je wordt aangesteld met een Belgisch arbeidscontract voor de duur van een jaar met nadrukkelijk uitzicht op een vaste aanstelling bij goed functioneren. Het aantal werkuren is bespreekbaar van 32 tot 40 uur per week met standplaats Brussel (Aarlenstraat 22). Het brutosalaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring bij een fulltime aanstelling 3072 euro tot maximaal 4640 euro. Gemiddeld werken we een dag per week thuis. Startdatum zo snel mogelijk en afhankelijk van beschikbaarheid.

 

Daarnaast kent Neth-ER de volgende arbeidsvoorwaarden:

  • Een eindejaarspremie van ruim 8% van het bruto jaarsalaris.
  • Maaltijdcheques voor de gewerkte dagen.
  • 30 vakantiedagen per jaar op basis van een fulltime aanstelling.
  • 8% vakantiegeld.
  • Een goede aanvullende pensioenvoorziening.
  • Jaarlijks budget voor opleidingen.

We moedigen iedereen aan om te solliciteren ongeacht seksuele oriëntatie, geslacht, genderidentiteit- en expressie, leeftijd, beperking, afkomst, huidskleur, levensbeschouwing.

 

Heb je interesse?

Stuur je CV en motivatiebrief per mail naar neth-er@neth-er.eu of per post naar Neth-ER, Aarlenstraat 22, 1050 Brussel. Uiterlijk donderdag 14 maart 2024.

Geselecteerde kandidaten worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek op ons kantoor in Brussel.

Vragen? Maak gerust een afspraak met Jurgen Rienks (directeur Neth-ER) via rienks@neth-er.eu.